15 лайфхаков для эффективного использования приложения для мероприятий

Первое мобильное приложение для конференции мы сделали на заказ в 2014 году. Это был имиджевый проект, единичный на российском рынке. Приложение установила пара десятков человек. В 2017 у нас за плечами два десятка реализованных приложений для мероприятий и собственная технологическая платформа для их создания и поддержки Confa.me. Эта статья — набор наших рекомендаций для организаторов мероприятий, которые помогут выжать максимум пользы от мобильного приложения.

Рост интереса к мобилизации событий не случаен: организаторы хотят идти в ногу с трендами и быть там, куда неизбежно придет каждый клиент — в смартфоне. Глядя на затылки уткнувшихся в экраны посетителей современных конференций нетрудно поверить, что так оно и будет. Задача организатора — сделать так, чтобы люди при этом листали не Инстаграм или Фейсбук, а вовлекались в контент мероприятия, и собственное мобильное приложение — один из главных способов завоевать внимание посетителя.

Что же представляет из себя такое приложение?

По состоянию на 2014 год — это мобильная версия расписания конференции с фотографиями спикеров, которая уведомит вас о начале доклада с помощью пуша. В 2017 такая проблема решается с помощью адаптивной верстки сайта и телеграм-бота, поэтому приложение должно предложить клиенту нечто более ценное.

Вот из чего складывается собирательный образ современного приложения для форума, конференции или фестиваля, написанный на основе анализа западных платформ:

• авторизация, регистрация, личный профиль участника;
• лента новостей мероприятия с лайками и комментариями (реже: доска объявлений);
• интерактив (оценка качества докладов, участие в опросах, геймификация);
• чаты между посетителями, список посетителей с именами и должностями;
• расписание докладов, разбитое на дни и залы, и список спикеров с их профайлами;
• раздел избранных докладов, которые пользователь выделил для себя в общем списке, чтобы посетить именно их;
• справочная информация для гостей (как проехать, где остановиться);
• карта города или карта залов (в редких случаях добавляется навигация внутри помещения с помощью маячков iBeacon);
• и, конечно, всевозможные пуш-уведомления.

К 2017 году лишь несколько российских поставщиков решений для конференций могут похвастаться таким развитым набором функциональностей. Платформа Confa.me — один из них.

Приложение, содержащее подобный набор функций, становится собственной социальной сетью внутри мероприятия и позволяет участнику извлечь максимум пользы от его посещения: выбрать интересный ему контент, увеличить количество полезных знакомств, донести до других участников своё коммерческое предложение, высказать мнение о докладах, быстро получить объявления от организаторов.

Для организаторов мероприятий приложение несет не меньшую пользу — как имиджевую, так и практическую:

• оно делает посещение конференции более эффективным для участников, вовлекает их, помогает знакомиться и реализовывать свои бизнес-цели, а значит участники останутся довольны и придут и на следующие мероприятия;
• организатор получает удобный инструмент коммуникации с участниками во время ивента — одним нажатием кнопки в админке он может сообщить важную новость всем посетителям, где бы они ни находились;
• благодаря опросам и голосованию за доклады, организатор получает объективную оценку качества контента и может делать выводы о приглашении тех или иных спикеров на свои следующие ивенты;
• организатор может включить рекламу в приложении в свои спонсорские пакеты, сделать её интерактивной и полезной для посетителя, а значит, более эффективной и запоминающейся, чем молчаливая листовка в пакете;
• на фоне большинства классических конференций, организатор, создавший для своих клиентов столь полезное мобильное приложение, выглядит настоящим инноватором.

Рынок приложений для мероприятий в США убежал на три года вперед, чем доказал свою состоятельность и востребованность, убедиться в этом можно, изучив свежий отчет проекта Event App Bible. В России же он находится в пубертатном состоянии, но растет: размножаются стартапы, появляется конкуренция среди решений (Confa, Konferenza, MeYou, Eventicious, Eventlook, CampuZ), есть успешные кейсы их применения, сформировалось небольшое количество опытных организаторов, которые используют приложения для событий постоянно, и огромное количество любознательных новичков, желающих не отставать от модных тенденций.

Ввиду незрелости рынка многие из таких клиентов получают первый неудачный опыт. Клиент первый раз работает с продуктом и не всегда понимает, как использовать его на полную мощь, а поставщики решения не всегда идут дальше технической реализации, считая, что их роль заканчивается после релиза приложения в сторах. На самом деле вклад в успех зависит от обеих сторон. И обе они должны работать на главную цель: преодолеть человеческую лень и скепсис и добиться максимального количества установок приложения. Это тяжело, но реально — в нашей практике были кейсы с сотнями установок и тысячами активностей внутри приложения (лайки, комментарии, голосования). Такие результаты требуют немалого труда со стороны организатора, и если он не готов активно вкладываться в контентное наполнение и промоушен приложения среди посетителей, ему лучше не инвестировать в подобный продукт, а распечатать побольше старых-добрых бумажных программ. А если готов — наш список лайфхаков, представленный ниже, поможет прийти к успеху.

Каковы количественные критерии такого успеха? По нашей практике, «жизнь» появляется в приложении после 50% установок от общего количества участников ивента, 70–80% можно считать очень успешным кейсом и рассказывать о нем на конференциях, а показатель в 100% установок можно достичь, пожалуй, только в том случае, если мероприятие корпоративное, и участникам нужно установить приложение под страхом увольнения.

Итак, советы организаторам ивентов

За три года развития платформы Confa мы разработали два десятка приложений для конференций и корпоративных мероприятий и прошли весь путь от первых факапов до осознания того, каким должен быть подобный продукт в идеале. За этот опыт мы очень благодарны нашим клиентам, на проектах которых мы учились и делали выводы: Conde Nast, PepsiCo, Prime Time Forums, «Аэрофлот», «Почта России», Synergy Global Forum. Теперь на основе нашего опыта мы готовы дать ряд рекомендаций. Они рассчитаны на тех организаторов, кто решился заказать приложение, но не знает, что делать с ним дальше:

1. На этапе создания приложения будьте максимально быстрыми в предоставлении материалов разработчикам и постарайтесь выпустить базовую версию приложения с минимумом необходимого контента за месяц до мероприятия. Все изменения в программе вы сможете внести уже после релиза. В сервисе Confa это делается за несколько минут в удобной админке, новая информация загружается в приложения пользователей автоматически без необходимости скачивать новую версию из стора.
2. Выпустив первую версию приложения, начните его продвижение за месяц до мероприятия: включите новости о нем в свою рассылку, повесьте кнопки скачивания приложения на сайте на видном месте, рассказывайте о приложении в соцсетях и интервью. Эта активность позволит собрать в приложении первую лояльную аудиторию. «Ранние последователи» помогут вам найти баги и неточности и простимулируют вас поскорее наполнить приложение актуальной информацией. Если в приложении есть чаты и другие элементы социальной сети, такие пользователи сформируют ядро аудитории и на этапе полноценного запуска помогут вам в качестве добровольцев по обучению новых пользователей. Вы получите бесплатную службу поддержки, а они — возможность обзавестись полезными связями ещё до мероприятия.
3. Постарайтесь как можно раньше выложить в приложение актуальное расписание докладов и список участников с должностями и названиями компаний. Так пользователи охотнее установят приложение заранее, чтобы тщательно спланировать свою программу посещения и цели по новым знакомствам. Доносите информацию об этой возможности по всем каналам: люди идут на события за новыми знакомствами и не упустят шанс.
4. Доносите до участников информацию о том, что на вашем мероприятии есть приложение с чатами, которые открывают возможности нетворкинга даже для стеснительных людей. Написать в чате проще, чем подойти и заговорить. Интроверты оценят.
5. В день старта мероприятия обязательно поставьте рекламные материалы о приложении на стойке регистрации, в залах, в зонах кофе-брейка, показывайте слайды с рекламой приложения на большом экране.
6. Нет ничего лучше, чем живой человек, который рассказывает участникам о существовании и пользе приложения. Пусть сотрудники регистрации будут не только выдавать бейджи и спонсорский мерч, но и коротко рассказывать о приложении. Поставьте промоутера в оживленных местах, чтобы он рассказывал о приложении и помогал его устанавливать.
7. Также очень здорово работает продвижение через спикеров. Спикер делает приложение своим инструментом вовлечения во время доклада, например, проводит экспресс-опрос и оглашает его результаты со сцены, или отвечает на вопросы слушателей, заданные через приложение.
8. Ещё один лайфхак, связанный со спикерами — размещение в приложении их контактов. Часто докладчики вставляют свои контакты в последний слайд презентации, слушатели начинают судорожно снимать этот слайд на телефон, что создаёт лишнюю суматоху в зале. Теперь спикер может просто посоветовать аудитории скачать приложение и найти там все его контакты вместе со ссылками на соцсети.
9. Делайте профессиональные фотографии, выкладывайте их в новостную ленту мероприятия, и заманивайте людей в приложение говоря, что фото будут ждать их там.
10. Рассказывайте о приложении со сцены во время вступительного слова и объявления перерывов.
11. Подумайте о геймификации мероприятия. Пообещайте приятный приз самому активному пользователю приложения или призы от спикеров за самый интересный вопрос. Разработчики помогут вам со сбором этой статистики после мероприятия.
12. Устраивайте в приложении опросы и приглашайте людей голосовать за доклады. В приложениях от платформы Confa каждый доклад можно оценить по пятибальной системе. Сбор оценок поможет улучшить программу докладов и отсеять непопулярных спикеров.
13. Дайте людям свободу. Пользователи любят постить в приложении объявления и приглашения к сотрудничеству. Это вполне объяснимо и нормально, ведь люди приходят на события, чтобы делать бизнес. Не будьте слишком строгими в модерации.
14. Выделите отдельного сотрудника, который будет ответственным за контент приложения. Этот человек должен вовремя обновлять программу, загружать фото, отправлять пуши, выкладывать новости, создавать опросы и отвечать на вопросы пользователей.
15. Немаловажным фактором является техническая готовность площадки. Для полноценной работы приложения важно иметь мощный вайфай, желательно с резервным каналом. Особенно это актуально для мероприятий с сотнями и тысячами участников, на которых из-за обилия смартфонов, находящихся в одной точке, часто пропадает сотовая связь, а вместе с ней и мобильный интернет. Добивайтесь от владельца площадки лучшего покрытия и лучшей скорости беспроводного интернета.

И самое главное — не пускайте вопрос с приложением на самотёк. Приложение с пятью случайными установками не даст вам никакой пользы.

Мы можем дать больше полезных и бесплатных советов, если будем больше знать о специфике вашего мероприятия, площадки и технологического решения, которое вы выбрали для разработки приложения. Присылайте свои вопросы на hi@confa.me с темой «Event App». Авторам самых интересных вопросов мы подарим 20% скидку на разработку конференционного приложения.

С уважением,
команда проекта Confa.me
Евгений Бойченко
Александр Кузнецов
Александра Абакумова