Как организовать мини-конференцию в IT-компании

Привет, меня зовут Екатерина Костюченко. В Лайв Тайпинге я отвечаю за клиентский сервис и работу с новыми клиентами. В этой статье я хочу рассказать про алгоритм организации конференций примерно на 50 человек. Материал пригодится тем, кто хочет сделать IT-конференцию в своей компании, но пока не чувствует уверенности или делает это впервые.

До того как я попала в Лайв Тайпинг, я занималась управлением и поддержкой некоммерческих проектов, в том числе делала развлекательные мероприятия, лектории. В них участвовало от 30 до 200 человек. Тема конференции не влияет на то, что требуется от организатора. Главное — это количество людей: если их будет примерно столько же, то делать ему придётся те же самые вещи. Поэтому к делу.

Основные составляющие подготовки

Итак, о чём и в какой хронологической последовательности нужно заранее подумать организатору:

1. Когда и где пройдёт конференция? Назначьте дату и подумайте, сможет ли ваш офис вместить ожидаемое число гостей или нужно искать другое помещение. С площадкой лучше определиться за шесть-семь недель до мероприятия.
2. Кто ваши спикеры? Договориться с людьми не из вашей компании и утвердить все кандидатуры нужно за шесть недель до мероприятия.
3. Промотирование в соцсетях. Если гости конференции — не только сотрудники компании, нужно, чтобы о вас узнали другие люди. Начинать приглашать участников желательно за четыре-пять недель до назначенной даты.

В статье я подробно расскажу о нюансах каждого блока и о том, что делать, если возникают трудности. После этого расскажу, о чём нужно позаботиться на самом мероприятии и после него.

Дата и площадка

Подумайте, сколько вам необходимо помещений. Достаточно только зала для основной части или понадобятся отдельные помещения для мастер-классов? Если ваше помещение может вместить хотя бы 30 человек, считайте, что место у вас есть.

Если офис вашей компании не подходит и вы ищите помещение, помните о:

• транспортной доступности;
• свободном проходе участников;
• наличии водопровода и туалетов.

Совет для поиска площадки: обратитесь к недавно открывшимся площадкам, например, лофтам для мероприятий. Попросите место в обмен на рекламу в соцсетях и на событии.

Здесь уместно поговорить и о кофе-брейке. Если бюджета на него нет совсем, хороший выход — пригласить частные кулинарные проекты: энтузиастов с бургерами, фалафелем, мороженым, кофе — чем угодно. Они разворачивают на месте события свой прилавок, и гости могут купить у них угощение или напитки. Еда за деньги — это нормальная практика для мероприятий, где не нужно платить за вход. Но с «едой» нужно договориться хотя бы за пару дней, чтобы успеть рассказать о ней в группе и предупредить гостей о том, что нужно взять с собой наличку.

Спикеры

Просите выступить людей, которых вы знаете. Если лично со спикером вы не знакомы, ищите общих знакомых и попросите представить вас.

Почему нужно искать общие связи? Выступление с докладом на мероприятии — дело 15 минут, но перед ним нужно подготовить доклад, а то и презентацию. Когда об этом вас просит знакомый человек, отказаться или проигнорировать просьбу сложнее, чем в случае, если просит незнакомец. Поэтому не стесняйтесь просить о помощи.

Что должно быть в сообщении потенциальному спикеру:

• представьтесь: напишите, кто вы и из какой организации, приложите ссылку на корпоративный сайт — так вы сэкономите собеседнику время;
• изложите суть дела: чему посвящена конференция, когда она будет, что вы хотите от человека в связи с этим;
• заканчивайте сообщение вопросом. Например, спросите, не хочет ли он встретиться и обсудить формат выступления. Конечно, это стоит делать, если убеждать устно у вас получается лучше;
• расскажите, как выступление этого человека поможет вашим гостям прокачать скиллы. Как правило, людям приятно, когда к их любимому делу проявляют внимание и интерес.
• Пишите кратко. Пары абзацев в два-три предложения вполне достаточно.

В рамках последующего общения сообщите спикеру хронометраж его выступления, обозначьте дедлайн подготовки материала, в том числе презентации. Подумайте о формате выступления: будет ли это рассказ про опыт, мастер-класс или какая-то ещё форма активности.

Если это мастер-класс, узнайте, нужно ли какое-то оборудование, специальные программы или реквизит. Спросите спикера, кому будет полезен мастер-класс: широкой аудитории или узким специалистам. Всю эту информацию нужно получить от спикера до того, как вы начнёте промотировать событие. Вы должны понимать, какую пользу вы предлагаете гостям.

Если ваши спикеры добросовестно прислали вам презентации за несколько дней до конференции, отсмотрите их на своём проекторе и убедитесь, что текст и изображения хорошо считываются. Это поможет избежать ситуации, когда рассказчик обращает внимание слушателей на презентацию, на которой ничего не видно.

Узнайте, можно ли включить презентацию в рассылку после мероприятия или выложить её в соцсетях. Объявите до или во время доклада, что материалы будут доступны позже. Тогда гости смогут спокойно слушать и обдумывать вопросы, а не напряжённо фотографировать слайды. Когда конференция закончится, не забудьте выполнить обещание и выложить презентации.

Что может пойти не так?

Спикер может скинуть вам нечитаемую презентацию за пять минут до выхода. Будьте готовы переместить доклад в расписании, а в это время найти человека, который вместе с автором приведёт презентацию в лучший вид.

Спикер не пришёл. Хорошо, если вы узнаёте об этом за 15 минут до его выступления. Тот же трюк: перемещайте выше других спикеров, или объявите гостям о том, что времени на нетворкинг будет больше.

Всегда будут вещи, которые выйдут из-под контроля. Попытайтесь принять это, сдаваться рано — впереди ещё куча дел.

Анонсирование и промотирование мероприятия

Самый простой способ рассказать о мероприятии — создать встречу во ВКонтакте. Лучше сделать это за месяц до мероприятия. Не пренебрегайте оформлением и попросите дизайнера помочь.

Во встрече укажите место и время начала, тему конференции, кому она будет полезна. Перед тем как приглашать людей, сделайте как минимум три поста, не забывая сопровождать их картинками:

1. Напишите основную информацию о событии. Не бойтесь повторяться и рассказывать, что здесь вообще происходит.
2. Расскажите об организаторах, то есть о вашей компании.
3. Снова кратко напишите о событии, пригласите людей вступать во встречу и просите репоста.

Кроме этого, в каждом посте нужно дать ссылку на форму регистрации. Количество зарегистрировавшихся, как правило, ближе к числу реальных гостей, чем количество отметившихся во встрече.

В полях формы попросите написать имя, фамилию и вид деятельности человека, его номер телефона и имейл. В форме обязательно сообщите, зачем вы просите номер телефона. С ними связан неочевидный лайфхак: за день и за пару часов до встречи вы можете отправить им смс с напоминанием. Сделать это несложно, а вероятность, что сообщение прочитают, высока.

Собрав имейлы участников, вы сможете сделать рассылку после мероприятия: приложить к ней ссылки на презентации и полезные материалы от спикеров. Это даст плюс 50 к пиару вашей компании, ведь вы прислали полезный контент.

Ищите среди знакомых администраторов пабликов, которые могли бы репостнуть сообщение о вашей конференции. Пишите другим IT-компаниям и организаторам подобных событий в вашем городе. Не стесняйтесь — если вам откажут, вы ничего не потеряете, а сомнения только украдут у вас время.

У вас появился список спикеров и докладов? Отлично! Рассказывайте о них в группе. О каждом докладчике — отдельный пост с его предварительно согласованной фотографией, ссылкой на профиль в соцсети, рассказом о нём самом и его докладе. Напомните читателям, что этого человека можно будет услышать на вашей конференции такого-то числа, и приложите ссылку на регистрацию.

Ещё один способ рассказывать о событии и толкать участников конференции к дискуссии — завести Telegram-канал или чат. В нём удобно общаться после мероприятия, распространять обещанные материалы и собирать фидбэк. А ещё в чате участникам будет легче обратиться к вам напрямую.

Дела за день до мероприятия

Подготовка площадки

Проверьте, есть ли оборудование и работает ли оно.

Расположите лаундж-зону и зону еды в отдельном помещении, чтобы те, кто хочет слушать доклады, не мешал тем, кто хочет общаться. И наоборот.

Чтобы гостям было комфортно, убедитесь, что в помещении порядок: мусорные вёдра есть, они пусты и находятся в поле видимости, бумаги в туалетах достаточно, в офисе не душно.

Подготовьте навигацию — покажите указателями, как вас найти, если в коридорах можно заблудиться. В самом помещении покажите, где туалет, чайный стол, зарядки для смартфонов. Распечатайте расписание мероприятия, оставьте или развесьте в стратегических местах, например, на уровне глаз в туалете — гости оценят находчивый UX. Объясните, где можно курить.

Забота и безопасность

В свободном доступе должна быть питьевая вода и стаканчики. Если предполагается перерыв и чайная пауза, приготовьте стол: поставьте чай, кофе, ложки, сахар, стаканчики, чайник с горячей водой или кулер с подогревом воды.

Подготовьте несколько ручек и листков бумаги — гости часто хотят что-то записать, но забывают взять с собой канцелярию.

Позаботьтесь об имуществе компании. Если есть оборудование, смартфоны и ценные вещи сотрудников, их нужно заранее убрать в комнату, которая запирается и попасть в неё могут только организаторы. Будет неприятно, если после мероприятия пропадут дорогие тестовые устройства.

Не откладывайте на потом сбор обратной связи

На этом этапе пригодится созданный вами Telegram-чат, но собрать фидбэк можно и вживую. Заранее распечатайте небольшие анкеты, раздайте их гостям перед официальным окончанием и попросите заполнить.

Сделайте доску для обратной связи (это могут быть листы ватмана с заголовком), а рядом оставьте фломастеры и ручки. Это малоинформативно, но людям нравится.

После мероприятия

Выполняйте обещания, которые дали гостям мероприятия. Обещали фотографии и видео? Трясите их с фотографа и оператора, а как только стрясли — выкладывайте. Если во время выступления спикер обещал аудитории что-то выложить в группе, отправить, вспомнить, дать ссылку — напомните об этом спикеру и сами опубликуйте. Отнеситесь к его обещанию, как к собственному, защищайте свою репутацию организатора.

Попросите гостей оставить отзыв в соцсетях. Обращайтесь к лояльным участникам. Можно выложить в группе Google-форму с небольшой анкетой.

Организатору в помощь

Инструменты, которые упростят вашу жизнь:

• Google docs. Таблицы, презентации, облачное хранилище, формы — надо ли говорить, что всё это удобно использовать в команде и с разных устройств.
• Doodle. Сервис помогает распределять участников среди мастер-классов, в нём можно ставить ограничения для количества участников.
• Trello. Таск-менеджер в виде дашборда, где вы и команда организаторов видите все задачи. Вы двигаете их по этапам выполнения.
• TimePad. Сервис для регистрации гостей, продажи билетов и рассылки напоминаний о старте события.
• Google Календарь. Поможет планировать встречи с организаторами и спикерами.

О сервисах, помогающих в самоорганизации, мы упоминали в этой статье. В ней наш лидогенератор Александр Горлов рассказывает, как совмещать работу и жизнь участника рок-групп.

Всё будет хорошо

Если всё пройдёт не так, как вы запланировали, не паникуйте. Надеюсь, что этот набор советов поможет вам сделать классное мероприятие, не залезть в долги и не стать алкоголиком. Вы взялись за непростое и нужное дело, вы уже молодец.