Как составить правильное письмо в студию разработки

Недавно Uber начал отображать в своём приложении рейтинг пассажира и завёл специальный раздел с советами о том, как быть хорошим клиентом такси и не получать низкие оценки от водителей. В мире студий заказной разработки мы не можем ставить клиенту звёздочки, мы либо работаем с ним, либо нет.

Нашумевшее в узких кругах исследование показывает, что более 30% клиентских обращений в студии остаются без ответа. И, поверьте, причина не в разгильдяйстве разработчиков. Часто первичный запрос клиента составлен так, что не проходит проверку на адекватность. Это может быть одно предложение о проекте и вопрос о цене и сроках. Ни подписи, ни должности, часто даже имени человеческого нет. Опытные компании-разработчики, не испытывающие проблем с клиентами, вынуждены фильтровать такие запросы: отвечать отказом или вообще не отвечать.

Как человек, в течение пяти лет работающий по ту сторону электронного ящика студии Live Typing, я повидал немало странных писем от клиентов. Сегодня я хотел бы поделиться с начинающими заказчиками простыми лайфхаками, которые позволят написать адекватный первый запрос в студию и получить в ответ внимание к своему проекту, а не отказ или игнор.

Объём заявки, ТЗ, бриф

Первое, что важно запомнить: заявка не должна состоять из одного предложения. Этого слишком мало, чтобы вести разговор предметно. Если хотите, чтобы вас заметили и поняли вашу задачу, придётся потратить время и рассказать о ней подробнее.

Стоит поговорить о другой крайности: не проще ли написать многостраничное ТЗ? Нет, не проще. Техническое задание, как правило, разработчик пишет для себя, чтобы прояснить все моменты и утвердить с клиентом правильное понимание задачи. Чтобы перевести ТЗ с языка одного разработчика на язык другого, нужно приложить дополнительные усилия. На этапе знакомства студия вряд ли будет инвестировать в это время. Если у вас в меру подробная структурированная заявка, для первого обращения к подрядчикам этого будет достаточно. ТЗ писать не нужно, студия сделает это за вас.

Компания предлагает вам заполнить бриф с десятком вопросов о проекте? Не поленитесь сделать это. Если брифа нет, поработайте над тем, чтобы сформулировать свою задачу в письме.

Опишите проект и его перспективы

Что именно вы хотите создать — сайт, приложение или веб-сервис? Какие цели и задачи вы ставите перед проектом? Какую проблему он должен решать? Кто ваша целевая аудитория? Готовы ли вы заниматься маркетингом и дорабатывать проект? То, что очевидно вам, не так очевидно сотрудникам студии, поэтому стоит детализировать.

Опишите смысл проекта

Расскажите, что можно будет делать с его помощью, как он будет работать. Попробуйте представить, от какой боли будущий продукт должен избавить потенциальных пользователей. Какие задачи бизнеса он решит. Приложите ссылки на аналоги.

Определитесь с типом проекта, платформами и адаптивностью

Сайт или мобильное приложение? Только iOS или iOS и Android? Вёрстка только под десктоп или нужна адаптивная? Если это приложение, нужна ли версия для планшетов? Есть ли у вас какие-то части проекта в готовом виде? Ответы на эти вопросы значительно влияют на стоимость и сроки.

Например, для планшетной версии приложения ИЛЬ ДЕ БОТЭ мы делали дизайн, отличный от версии дизайна для телефона. Если говорить об интерфейсе, это два разных приложения, каждое из которых требует отдельной поддержки. И версии для планшета мы уделили порядка 70% времени, потраченного на версию для телефона.

Экран планшета больше и часто он начинает объединять в себе функции двух экранов телефона. Взаимодействие с интерфейсом отличается. Особенно это ощутимо, если речь идёт о приложениях-магазинах: отличается расположение товаров и фильтров. Это выливается в дополнительные затраты, которые студия должна учесть при оценке проекта.

Представьте целевую аудиторию

Нужно уже на этапе заявки суметь представить, кто будет пользоваться вашим продуктом. Есть ли тот человек, чью проблему решит ваш проект? Опишите собирательный портрет такого человека и то, как он решит свою проблему с помощью вашего продукта.

Расскажите о жизни проекта вне разработки: о продвижении, маркетинге и способах монетизации

Знаете ли вы, как монетизировать и продвигать проект или рассчитываете на помощь студии в этом вопросе? Разработчик заинтересован в проекте, который будет жить и развиваться. Расскажите ему о своих маркетинговых планах.

Один из проектов, разработанный силами Лайв Тайпинг, был закрыт через три месяца после релиза. Представители клиента перед началом разработки не составили бизнес-план, не определили целевую аудиторию, не просчитали затраты на продвижение и модель монетизации. Клиента подпитывала уверенность, что приложение соберёт пользователей самим фактом своего выхода, но ожидания не оправдались. Когда инвестору стало ясно, что ждать возврата вложений нет смысла, он отказался поддерживать проект.

Подумайте, готовы ли вы развивать проект

Первой версии продукта может оказаться недостаточно, чтобы приносить пользу и прибыль. Готовы ли вы к забегу на длинную дистанцию? Есть ли у вас время, чтобы в течении нескольких месяцев в почти ежедневном режиме работать вместе со студией над проектом?

Ставьте сроки на основе оценки и опыта, а не на основе предположений

Создание законченного продукта с нуля не может длиться месяц или несколько недель. Исключения есть, но всё же эта оценка может оказаться слишком оптимистичной. Обычно в студиях только на анализ и агрегацию ваших требований, работу над ТЗ и дизайном уходит месяц.

В среднем на создание полноценного приложения нужно как минимум два месяца. Чем сложнее проект, тем дольше. Сроки, как и стоимость, зависят от задачи. Поэтому прислушивайтесь к оценке сроков работы, которую даёт подрядчик. До того как вы её получите, не стоит серьезно планировать конкретную дату завершения проекта. Озвучьте студии желаемую дату выхода, но будьте готовы к её переносу.

Если срок не сдвигается по независящим от вас причинам (например, нужно подготовить проект к встрече с инвестором или сделать приложение для конференции), будьте готовы к тому, что все желаемые функции реализовать не получится и часть из них придётся переносить на потом.

Выстраивайте открытую коммуникацию

После того как вы заинтересовали студию идеей и перспективами своего проекта, стоит поработать над доверием друг к другу. На нашем рынке общение заказчика и студии часто напоминает общение продавца и покупателя на авторынке: кто кого перехитрит и продавит в процессе торга. Но производство цифрового продукта предполагает дальнейшее тесное общение сторон, поэтому создавать напряженную атмосферу нельзя — скрытое недовольство отразится на проекте самым печальным образом. Сделав несколько смелых шагов, вы наладите доверительный контакт и получите результат быстрее.

Не бойтесь называть порядок сумм, которые собираетесь потратить на проект

Это ускорит и упростит коммуникацию.

Вот почему:

• менеджер будет знать, что вам предложить. Он включит в смету только те фичи, которые соответствуют предполагаемой стоимости, и предложит технические решения, которые решат вашу задачу за указанный бюджет;
• ваш бюджет может быть не из того сегмента, в котором работает подрядчик. На рынке достаточно разработчиков в разных ценовых категориях. Вы быстрее найдёте исполнителя дешевле, если сразу укажете приемлемую для вас цену;
• серьёзные студии ценят себя и свою репутацию. Они не заинтересованы в том, чтобы делать искусственные наценки, видя сумму, которую вы готовы потратить на проект, но заинтересованы в том, чтобы делать живые проекты. Поэтому студии важно знать, какой бюджет заложен на разработку, а какой — на маркетинг. Если вы потратите все деньги на разработку, а на маркетинг ничего не останется, проект рискует умереть. А это то, чего не хотелось бы студии.

Вопрос о том, станет ли проект полезным инструментом для живых людей, влияет на то, как коллеги и потенциальные клиенты будут судить о профессионализме студии. Назвав бюджет ещё на этапе заявки, вы сэкономите время и сделаете шаг к открытой коммуникации с представителем студии.

Если у вас не было серьёзного опыта в разработке цифровых продуктов, постарайтесь описывать задачи, не указывая пути их решения

Отправляя запрос, вы должны быть уверены в знаниях команды. Предложенный путь может оказаться не самым удачным. Стоит понимать, что люди, сталкивающиеся с похожими задачами каждый день несколько лет подряд, компетентны в том, что делают. Оставьте это им, вспомните о пользе делегирования.

Будьте готовы к личному общению с менеджером

Вести коммуникацию только с помощью имейла и мессенджеров очень сложно — часто текст не передает правильный смысл. Устная коммуникация быстрее письменной: вместо того, чтобы тратить время на формулирование сообщения и на ожидание ответа, лучше задать вопросы друг другу в живом разговоре. Кроме того, в ходе разговора устанавливается эмоциональный контакт, становится легче понимать друг друга. Будьте готовы к звонкам от менеджеров и предложениям обсудить проект лично при встрече. Многие студии не приступают к оценке проекта без личного созвона или встречи.

Материалы и детали оформления письма

Приложите к письму дополнительные материалы, которыми вы можете помочь команде в разработке или которые команде нужно учитывать. Это может быть: набросок ТЗ, документация, фирменный стиль, тексты и иллюстрации, маркетинговые данные, прототип, дизайн или серверная часть приложения, ваши собственные наброски и черновики на салфетке. Всё это помогает понять, с чем придётся работать.

Используйте примеры и похожие проекты там, где это возможно. Скриншоты и ссылки на проекты конкурентов — ещё один способ понимать друг друга быстрее.

Оставьте несколько видов контактных данных в письме. Так менеджеру будет проще ответить вам. Хорошим тоном будет указать, когда и в какой форме вы хотите получить ответ (оценка в виде вилки, подробная смета или коммерческое предложение с презентацией).

Проверьте оформление письма. Постарайтесь избавиться от ошибок в тексте. Отправляйте письмо с корпоративного ящика, указывайте ваше полное имя и должность. Студия должна увидеть, что это реальная заявка. К письмам анонимов — без указания контактных данных и «человеческого» имени — студии относятся с большой осторожностью.

Если вы отправляете запрос сразу в несколько студий, не стоит ставить все адреса в копию одного письма. Это выглядит пренебрежительно и снижает интерес подрядчика.

Шаблон брифа на разработку

Чтобы стало совсем просто, предлагаю для тренировки заполнить шаблон брифа, который мы используем в Live Typing. Наши менеджеры пользуются им на этапе знакомства с заказчиком. Шаблон поможет составить структурированную заявку, если на сайте студии нет собственной формы брифа.

Основные выводы

1. Не пишите письма из одного-двух предложений.
2. Техническое задание не заменяет заявку.
3. Проговорите основное видение проекта. Опишите тип, целевую аудиторию, цель проекта и то, как вы планируете его продвигать и развивать, назовите платформы.
4. Для быстрой коммуникации укажите примерный порядок сумм бюджета.
5. Будьте готовы к живому общению с менеджером. Без этого работать вместе будет сложно.
6. Приложите к письму все дополнительные материалы: от ТЗ и описания серверной части до набросков дизайна.
7. Оформляйте письмо солидно: пишите без ошибок и с корпоративной почты, указывайте свое полное имя и должность, оставляйте контакты.

Структурированное, информативное письмо помогает студии быстрее понять, что за проект вы хотите осуществить и чем вам помочь. Если вы хотите сделать проект с именитой студией, стоит поработать над первым обращением и создать о себе хорошее впечатление. На хорошую заявку ответят с большей вероятностью.

Не поленитесь один раз потратить 40 минут на первое письмо — в будущем сэкономите время себе и подрядчику.