Как работать с фрилансерами

Продолжаем рассказывать, как работать с подрядчиками, чтобы ни один проект не пострадал. В предыдущей статье мы говорили о том, как работа с фрилансерами позволяет снижать постоянные расходы компании и делает бизнес более устойчивым, а также рассмотрели основные этапы поиска подрядчиков в Лайв Тайпинг и основные типы фрилансеров.

Мы разделили подрядчиков на несколько типов:

• бывшие сотрудники нашей студии, которые уволились, но продолжили сотрудничество как внештатники;
• молодые команды, которые только выходят на рынок, и опытные компании;
• специалисты, которые занимаются только фрилансом;
• разработчики, которые уволились со своей работы, но пока не нашли новую;
• «люди-половинки», которые совмещают фриланс с основным местом работы.

Но найти подходящего подрядчика — только первый шаг. Каким бы идеальным ни был кандидат, если грамотно не выстроить работу с ним, то всё рискует пойти ко дну. С годами мы увидели основные риски при работе с фрилансерами и выработали тактику их избегания на каждом из этапов работы. Мы сократили свои ошибки в этой области и хотим, чтобы вы сократили свои, поэтому делимся с вами опытом.

Но начнём с небольшого, но важного отступления.

Какие проекты мы не делаем с фрилансерами

Мы не работаем с подрядчиками в следующих ситуациях:

• проект ограничен по срокам, невозможно заложить запас времени на риски — это чревато срывами дедлайнов, «выпадением» подрядчика из проекта;
• наш штатный разработчик не сможет проводить code review, а на проект мы можем взять только непроверенного подрядчика, с которым прежде не работали. Здесь стоит ждать сложностей с передачей и поддержкой проекта, а в случае критической ситуации «подхватить» проект будет некому;
• какая-то часть работ — на третьей стороне;
• по договору предусмотрена оперативная правка багов в течение нескольких часов (например, по договору о техподдержке).

Риски при работе с фрилансерами

Первого фрилансера мы наняли пять лет назад и последние два года активно с ними работаем, набрав во внештатную команду более 30 человек. Yodel, Locals.Maps.me, RocketGo, Мой Дом — вот неполный список проектов, которые мы делали с привлечением подрядчиков.

Однако без набитых шишек не обошлось, и вот ключевые проблемы, с которыми мы столкнулись.

Сроки

Срыв дедлайнов и растягивание задач всегда болезненно сказываются на проекте. Подобные ситуации рано или поздно возникают с каждым из нас, но с удалёнщиками это усугубляется ещё и тем, что мы можем находиться в разных частях страны и мира и лишены живого общения. Фрилансеру легко «выпасть» на время или потеряться совсем. Причина всегда найдётся: заболел, занимался переездом или полдня провёл в ГИБДД.

Да, бывает всякое. Есть специалисты, у которых и правда очень нестабильная жизнь. Тем не менее, выпав из проекта, они быстро возвращаются и отрабатывают свои задачи. Но гораздо больше ситуаций, когда после очередной отговорки возникает желание спросить: «Серьёзно? Знаешь, сколько я таких бабушек в больнице видел?».

— Роман Дмитриев, менеджер проектов Лайв Тайпинг

Порой всё заканчивается совсем печально: перед самым дедлайном фрилансер ссылается на «семейные обстоятельства», из-за которых пару дней не сможет работать. Проходит пара дней. Подрядчик не отвечает на сообщения в мессенджерах. Дозвониться мы не можем. Проходит неделя — и ничего не меняется.

Что делать?

На этапе отбора. Мы уже рассказывали, что подбор подрядчика у нас состоит из нескольких этапов — от составления выборки потенциальных кандидатов до собеседования с командой и подписания договора. И показательно поведение фрилансера на всех этапах: насколько он выполняет свои обещания и задачи в указанный им же срок. Если до старта совместной работы разработчик переносит сроки или теряется, это тревожный звоночек.

Мы стараемся, чтобы к концу отбора у нас остался не один кандидат, а хотя бы два-три хороших специалиста. Они могут стать резервом, если возникнет критическая ситуация и выбранный подрядчик исчезнет.

Перед стартом работ. Фрилансер делает декомпозицию задач, оценивает каждую по количеству часов, стоимости и календарным срокам. Мы же добавляем к календарным срокам «подушку безопасности», чтобы иметь подстраховку и не сорвать дедлайн. В зависимости от фрилансера, с которым мы работаем, этот буфер может достигать до 30–50% от календарной оценки исполнителя.

В работе над проектом. Подрядчик нуждается в контроле. Проводите daily-митинги и совместно обозначайте время выполнения каждой задачи. Те задачи, которые разработчик оценил перед началом работ, теперь следует уточнить, скорректировать и поделить на более мелкие. Таким образом, появляется множество промежуточных шагов-чекпоинтов.

Каждый день фрилансер отчитывается, что сделал за день, что планирует делать дальше и с какими сложностями столкнулся. Ежедневные митинги обязывают регулярно отчитываться клиенту и держат внештатника в состоянии постоянно приближающихся дедлайнов.

Если фрилансер регулярно не укладывается в оговоренные сроки, это позволяет менеджеру заранее спрогнозировать срыв дедлайна и скорректировать работу. Например, выяснить и устранить причины произошедшего, передать часть задач другому разработчику или даже заменить исполнителя, пока это позволяет время.

На случай исчезновения внештатника у нас отлажен процесс передачи кода: разработчика добавляют в корпоративный репозиторий, куда он регулярно выгружает свой код. В таком случае работу всегда можно подхватить.

Качество

Важно определить стандарты разработки для удалённых сотрудников. Код должен быть написан в едином стиле. Единообразное оформление кода и использование одного стека технологий влияет на поддержку и передачу проектов, экономит время, повышает качество работы и делает в принципе возможной командную разработку.

Наличие багов на стадии разработки неизбежно, и здесь к контролю качества и тестированию подключаются QA-специалисты. Очень часто исправить ту или иную проблему получается только в несколько итераций.

Что делать?

На этапе отбора. Мы всегда просим предоставить пример кода на ревью и выполнить тестовое задание. То, какой результат мы получим, позволяет спрогнозировать сценарий дальнейшего сотрудничества: как будет складываться взаимодействие между внутренней командой разработки и фрилансером, какой код мы увидим на выходе и сможем ли его дальше поддерживать.

Перед стартом работ. Мы обращаем внимание, просит ли подрядчик подробное описание задач, изучает ли архитектуру проекта и задаёт ли дополнительные вопросы. Изначально фрилансер обладает неполной информацией по проекту, а техническое и функциональное задание может отражать не все нюансы. Дополнительные вопросы показывают, насколько разработчик заинтересован в том, чтобы вникнуть в контекст заказчика, синхронизироваться и сделать свою работу хорошо.

Перед стартом важно договориться с подрядчиком, что для нас хорошо, проговорить и прописать конкретные показатели качества. Так, у нас стали появляться стандарты кода для фрилансеров и описание стека технологий, который мы используем в своей работе.

Практически все критические ситуации возникали из-за разработчиков, которые пытались завуалировать свой джуниорский опыт какими-то ненужными фичами и растягивали задачи. Идеальные подрядчики — это независимые разработчики, которые сами предлагают библиотеки для ускорения процесса, быстро правят свои ошибки, не изобретают велосипеды и не пишут усложненные архитектуры.

— Владимир Вишнягов, тимлид отдела разработки iOS-приложений

В работе над проектом. Фрилансеры в Лайв Тайпинг работают в команде со штатными разработчиками. Наши разработчики отвечают за архитектуру проекта и общее качество, проводят code review, могут подхватить проект, если фрилансер пропадёт. Проекты с нуля мы можем отдать только внештатникам, которые уже прошли проверку на качество кода, сделали тестовое задание и показали себя грамотными специалистами на прошлом проекте. Но даже в этом случае мы продолжаем проводить ревью.

Ещё одна стадия контроля качества — это работа QA-специалиста. Он тестирует сборку на наличие ошибок, возвращает баги на правку фрилансеру, а также выявляет слабые места проекта и помогает их исправить.

Коммуникация

В большинстве случаев во время собеседований неадекватные фрилансеры, диалог с которыми не складывается, отсеиваются. Но возникают другие сложности — например, со скоростью ответа подрядчика. Если есть существенная разница во времени с фрилансером и/или мы работаем с «человеком-половинкой», этот риск, скорее всего, сработает. У нас уже может быть поздний вечер, когда «половинка» вернётся с основной работы и увидит задачи, которые нужно сделать или исправить.

Кроме того, удалёнщик всегда чувствует оторванность от команды, что снижает его мотивацию. Специалисту важно быть услышанным и напрямую влиять на проект, чувствовать свой вклад и быть «своим».

Что делать?

На этапе отбора. Если на этом этапе тяжело общаться с кандидатом, он не идёт на контакт, то, скорее всего, в процессе работы взаимодействие только усложнится. Вам не по пути.

Мы внимательно смотрим на тип разработчика и город проживания. Оптимальная разница во времени — до 3–4 часов. Мы узнаём график работы подрядчика и время, когда он работает и может быть на связи, чтобы оперативно решать вопросы, например, если срочно нужно будет поправить баг или выполнить задачу, которая тормозит работу других разработчиков над проектом.

Перед стартом работ. Мы знакомим специалиста с командой, оговариваем правила взаимодействия и погружаем его в основные процессы. Время и формат митингов, правила пользования трекером задач и времени, формат передачи кода, принципы ведения проекта в корпоративном репозитории — лишь малая часть того, что мы обсуждаем «на берегу». В противном случае из раза в раз подрядчик переносит сделанные задачи не в ту колонку в трекере, пытается согласовать изменения в списке задач с тимлидом, но не с менеджером, что замедляет работу всей команды и не помогает решить проблемы.

В работе над проектом. Фрилансер должен общаться не только с руководителем проекта, но и со всей командой. Например, вопросы, которые возникают при ревью кода целесообразнее обсудить с тимлидом, чтобы избежать возникновения «глухого телефона» и эффективнее решить проблему.

Работает ли внештатник в офисе или далеко за его пределами, важно помочь ему снизить чувство оторванности от команды: отмечать заслуги на проекте, хвалить, советоваться и спрашивать «А ты как видишь решение этой проблемы? Как сделать лучше?», стимулировать неформальное общение и делиться событиями в жизни. Всё это помогает пройти период притирки и выстроить настоящее партнёрство.

Совет менеджерам: почаще звоните и пишите разработчику, выстраивайте отношения, как со штатными разработчиками, советуйтесь, как сделать задачу лучше. Это неравнодушие менеджера к фрилансеру, к проекту и финальному результату всегда чувствуется и передаётся подрядчику. Тогда он проявляет себя на максимум.

— Владислав Сиренко, старший менеджер проектов Лайв Тайпинг

После завершения проекта. Мы всегда собираем обратную связь от команды о работе фрилансера, чтобы понимать, стоит ли в будущем продолжать сотрудничество и как его скорректировать.

Вывод

Фрилансеры в восприятии многих — это проблемные специалисты, с которыми работать практически невозможно. Это не совсем так. Порой в том, в чём мы упрекаем подрядчика, виноваты мы же сами. Ответственность за результат проекта лежит не только на фрилансере, но и на команде, особенно на руководителе проекта.

Неправильная постановка задач, отсутствие ревью и единых стандартов передачи проекта, отсутствие регламента общения с подрядчиком — через всё это прошли и мы, но постепенно научились с этим работать.

Лайв Тайпинг растит своих менеджеров проектов: у нас работают специалисты, которые умеют выстраивать эффективное взаимодействие как с внутренней, так и с внешней командой. На каждом проекте работает опытный менеджер, который контролирует обязательства внештатника и закрывает связанные с его работой риски. Мы предупреждаем своих клиентов, если планируем привлекать к разработке фрилансеров и всегда оговариваем: все риски мы берём на себя. Как правило, клиенты ничего не имеют против такого формата работы.

Работа с подрядчиком — это партнёрство. От обеих сторон зависит, будет оно продуктивным и успешным или сложным и болезненным. Самое главное, что нужно делать, — это постоянно держать руку на пульсе и перезакладываться даже в условиях ограниченных ресурсов. Готовьтесь к худшему и просчитывайте возможные варианты развития событий, чтобы в конце концов создать проект, которым вы будете гордиться.